L’objectif d’un entretien de fin d’année peut varier d’une entreprise à l’autre. Mais prenons une définition :
« L’entretien annuel d’évaluation est un incontournable des fins ou débuts d’année dans les entreprises. Il permet de faire un bilan de l’année écoulée et en ouvre une autre avec de nouveaux défis à relever. »
Mais que se passe-t-il dans la pratique ?
Le jour de l’entretien, de nombreuses urgences sont à traiter. Sophie la responsable, et Marc le collaborateur n’ont pas eu le temps de remplir le document fourni au préalable par les RH. Ils reprennent rapidement le fichier de l’année dernière, modifient quelques détails et le tour est joué. La responsable parcourt le document et constate que l’impression générale du collaborateur est bonne, tout comme la sienne. Bilan relativement positif et objectif fixé pour l’année prochaine « faire mieux ». Chacun retourne à leurs occupations et le prochain point est fixé à l’année prochaine.
Cependant, Marc n’est pas satisfait et est déjà à la recherche d’un nouveau travail. Il ne se sent pas écouté et encore moins intégré. Tout doit toujours se faire dans l’urgence et il se sent en permanence sous pression. De son point de vue, c’est la mauvaise gestion des tâches et des processus de travail qui en est la cause. Il a bien essayé à plusieurs reprises de proposer des idées d’améliorations qui permettraient de gagner du temps, d’éviter le gaspillage et de supprimer les intermédiaires. Voici les réponses qu’il a obtenues : Pas maintenant. On a toujours fait comme ça. Pourquoi changer quelque chose qui fonctionne ?
De son côté Sophie perd pied, elle doit rendre des comptes au conseil d’administration et les résultats ne sont pas satisfaisants. Elle accumule les heures supplémentaires pour tenter de rattraper le retard. Ses collaborateurs l’agacent et elle est incapable de prendre en compte leurs suggestions.
Marc trouvera rapidement un nouveau travail. Par conséquent, Sophie devra s’occuper du recrutement de son remplaçant ainsi que de sa formation. Elle accumulera encore plus de retard, ne pourra respecter les délais et courra le risque d’être licenciée.
Cette petite histoire, si fréquente en entreprises, nous rappelle l’importance d’organiser régulièrement des moments spécialement consacrés aux échanges. Que de prendre en compte les avis de l’équipe permet de trouver plus facilement des solutions. La personne qui connaît le mieux son travail est celle qui l’effectue au quotidien. C’est elle qui est la plus compétente pour en voir les améliorations possibles. S’il est à l’écoute, le manager peut intégrer ses collaborateurs et comprendre qu’un employé mécontent crée plus de problèmes qu’un employé satisfait. De plus, la vision du travail a évolué et désormais chacun a besoin de savoir pour qui et pourquoi il travaille au lieu d’accumuler simplement des heures de présence. Donner la parole aux collaborateurs pour qu’ils puissent façonner leur travail selon leur ressenti est une excellente manière de les fidéliser.
Ainsi une ambiance détendue, mais professionnelle, s’installera progressivement. L’équipe se sentira plus libre de s’exprimer, aura plus de motivation à se rendre au travail et percevra un sentiment positif de reconnaissance et de considération.
Quelques conseils pour faciliter les échanges et instaurer la confiance dans une équipe :
1. Face à une problématique organisationnelle par exemple :
Organiser une séance de brainstorming, avec
Présenter le point bloquant et faire appel à l’intelligence collective pour trouver la meilleure solution.
2. Faire au minimum un point d’échange par semaine avec son équipe, en apportant des éléments concrets :
Ceci permet d’assurer un suivi et d’anticiper d’éventuels retards ou problématiques.
3. Faire confiance à son équipe :
Plus le collaborateur se sent pris en charge et moins il est proactif. Il aura toujours tendance à attendre une approbation d’en-haut et à ne faire que le minimum. En revanche, si on le responsabilise en lui donnant de l’autonomie et de la confiance, cela pourra le pousser à se surpasser. Il voudra prouver qu’il est la hauteur et sera reconnaissant des changements accordés.
4. Point individuel régulier sur la base d’éléments précis
Fin d’année : rétrospective + fixation d’objectifs clairs et mesurables pour l’année suivante
Début d’année : s’assurer que le collaborateur dispose de tous les éléments pour atteindre les objectifs fixés
Bilans réguliers pour connaître les besoins spécifiques du collaborateur, ses remarques, ses doutes. Profiter également de partager avec lui les choses positives observées par son responsable. Ne pas oublier de mentionner les points à améliorer en lui rappelant que vous êtes disponible pour l’aider.
5. Créer un fichier commun pour collecter toutes les propositions d’améliorations et de nouvelles idées.
Communiquer sur les dispositions mises en place dans l’entreprise et sur les résultats de cette dernière
6. Revoir les processus régulièrement ainsi que les cahiers des charges
Le travail quotidien a tendance à évoluer rapidement. Plus on utilise de nouvelles technologies plus les tâches qui prenaient beaucoup de temps deviennent de plus en plus faciles à réaliser. En contrepartie, afin de pouvoir utiliser pleinement la technologie moderne, de nombreuses tâches supplémentaires viennent surcharger le travail des collaborateurs. Par exemple, migration de données dans un nouveau logiciel, pratique des nouveaux processus, garantie du suivi du trafic sur le site internet, création de contenus divers, etc.
7. Des moments festifs pour souder une équipe :
Faites place à votre imagination !
Pour conclure, un entretien de fin d’année est important s’il est, de part et d’autre, pris au sérieux, bien préparé et que ce n’est pas l’unique moment réservé à l’échange entre le collaborateur et son responsable.
